業務効率の向上やヒューマンエラーの低減につながる基幹システムを選択することは重要です。しかし、価格や評判だけで判断すると、現在の業務プロセスと相容れないシステムを導入することになりかねません。そうなると、システムの使い勝手が悪くなり、無駄なコストやヒューマンエラーが発生する危険性が高まります。今回は、基幹システム導入の特徴やメリット、ERPと情報システムの違いについて探っていきます。基幹システム導入の是非を判断する際の参考資料としていただければ幸いです。
基幹システムとは？
企業が導入するITシステムのうち、在庫、生産、財務会計、サプライチェーン、購買など、企業経営の「基幹」を管理するのが基幹系システムです。通常、単純作業の繰り返しとなる業務をITシステムで自動的に処理することで、ミスや遅れのない業務遂行を可能にしてくれます。
かつて、基幹情報管理システムを導入する前は、台帳などに手入力でデータを入れていました。これでは効率が悪く、今思えば、情報管理としてはベストな方法ではなかったと思います。しかし、基幹システムを任せてもらえれば、基本的な業務を効率化し、時間を短縮することができ、その分、他の業務に時間を使えるというメリットもあります。
また、在庫管理は、基幹システムによってミスや損失を回避することができる一例です。デジタルで整理された方法で在庫を管理することで、企業は大きな損失を被ることを避けることができます。
基幹業務システムは、企業経営において正確かつ効率的な業務を行うために重要な役割を担っています。基幹システムのメリットや失敗しない選び方を知っておけばより効果的です。
ERPとの違い
ERPとは、Enterprise Resource Planning（エンタープライズ・リソース・プランニング）の略です。元々は、業務の効率化を図るために生まれた経営用語です。ERPは、1960年代からの生産管理手法であるMRP（Material Resource Planning）から発展したもので、ERPの強みは、製造から流通までの経営の流れを広く見渡せることです。それがITシステムになると、ERPと呼ばれるようになった。
ERPシステムには、基幹システムと業務システムの両方が組み込まれていると言って差し支えありません。しかし、この2つのシステムが何の相互関係もなく単純に1つにまとまっているわけではありません。ERPシステムの強みは、モノ、カネ、ヒトの動きを俯瞰してバランスよく管理できることです。これにより、最適な経営判断のための最適な情報を収集することができるのです。さらに、本来ならバラバラに存在する各部門のデータを一元的に管理し、まとめてくれるソフトウェアでもあるのです。
基幹システムの機能
基幹システムとは、万が一障害が発生した場合、企業経営に直接影響を及ぼし、業績に影響を与えやすいシステムのことを指します。では、そのようなシステムは、具体的にどのようなことができるのでしょうか。大きく分けると、以下のようなシステムが基幹業務システムに該当する。在庫管理システム、購買管理システム、販売管理システム、生産管理システム、会計管理システム、人事・給与システムなどである。次章では、それぞれの基幹管理システムを取り上げます。
在庫管理
在庫管理システムが導入されている製造業では、製品在庫は収益性を左右する重要な資産と考えられています。製品数の管理が徹底されないと、キャッシュフローのバランスが崩れ、経営に悪影響を及ぼすこともありますので過剰在庫を抱えないように、損失に備えなければなりません。このような業種では、在庫は経営状況を左右する重要な要素であり、在庫管理機能は重要視されています。
小売業では、市場動向やお客様のニーズ、トレンドなどを考慮し、販売する商品の量を事前に予測する仕入管理システムが利用されています。この情報をもとに、仕入れるべき商品の数や仕入れの内容を決定します。在庫を適切に管理できるシステムを導入することで、作業を効率化し、やりやすくすることができます。したがって、購買管理のためのITシステムを導入することで、スムーズで積極的、かつ長期的な管理が可能になります。
販売管理
販売管理機能とは、販売事業に必要なあらゆる情報をまとめてくれる機能です。見積もり、受注、商品・サービスの提供に関する情報、納品・検品、請求・支払情報などを管理します。これらを一元管理することで、販売業務の効率化を実現します。
生産管理
生産管理機能は、メーカーが製品の需要を予測し、生産数量を管理し、生産スケジュールを制御して、予定通りに生産できるようにするためのものです。通常、製品はQCD（品質、コスト、納期）の基準を満たす必要があり、生産管理システムなしにQCDのレベルを達成することは容易ではありません。QCDを維持し、より良い水準に引き上げるためには、生産管理が不可欠であり、ITシステムで管理することにより、効率的に実現することができるのです。
多くの製造業が世界中に生産拠点を持つようになった現在、生産管理システムは製造業にとって必要不可欠なものとなっており、このシステムなくして事業運営は成り立たちません。このシステムの利点は、納期までに製品を最良の状態で納品できます。また、工程と品質をバランスよく管理し、コストに応じてスケジュールを調整することも可能です。
財務管理
財務会計管理機能は、金銭のやりとりを伴うあらゆる企業活動において不可欠なものです。会計データは、企業の経営者、幹部、あるいは部門長が参照し、企業の経済活動の円滑な運営をサポートするために利用されます。会計業務は歴史的に大企業が担ってきたが、中小企業でも財務会計管理システムの導入が進んでいるのは経営を多角的に分析し、現状を明確に把握するためなのです。
人事管理
人事給与機能とは、企業が人事と給与を管理するための機能です。この機能は、採用から退職までのすべての従業員データを把握することができるため、企業の管理者にとって重要なシステムです。さらに、人事評価や異動の管理にも利用することができます。
まとめ
基幹システムとは、企業の基本業務を効率化するITシステムであり、これなくして円滑な経営はあり得ません。また、スピードが求められる現代社会で企業が生き残るためには、すべての基幹システムと業務システムを統合し、データを一元化することが最も効率的な方法の一つであることが分かっています。このように、情報の可視化による正確な分析に強みを持つERPの導入は、経営の質を大きく変えることになるのです。
コメント